Všeobecné obchodní podmínky služby DataDent (VOP)

Čl. 1Úvodní ustanovení

1.1Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) upravují práva a povinnosti mezi společností MAGNAPRO s.r.o. jako Provozovatelem služby DataDent (dále jen „Provozovatel“) a Klientem při registraci, uzavření smlouvy a užívání služby.

1.2DataDent je online software poskytovaný formou SaaS pro provoz stomatologických ordinací a klinik, zejména pro vedení kartotéky a zdravotnické dokumentace, pacientské formuláře a podpisy, kalendář, pokladnu, sklad a navazující administrativu. Konkrétní rozsah funkcí odpovídá zvolenému Tarifu a aktuální verzi služby.

1.3Pouze pro podnikatele. Služba je určena výhradně podnikatelům – právnickým osobám i podnikajícím fyzickým osobám (např. zubním lékařům podnikajícím jako OSVČ) – k užití v rámci jejich podnikání nebo poskytování zdravotních služeb. Klient není spotřebitelem; ustanovení o spotřebitelských smlouvách (§ 1810 a násl. občanského zákoníku) ani zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, se na smluvní vztah nepoužijí.

1.4Přednost dokumentů. Odchylná ujednání ve smlouvě, objednávce nebo dodatku mají přednost před VOP. V otázkách výše ceny má přednost Ceník, v otázkách zpracování Pacientských dat Zpracovatelská smlouva (DPA).

Čl. 2Provozovatel

MAGNAPRO s.r.o.
IČO: 05115281
DIČ: CZ05115281
Sídlo: Českolipská 325/20, 412 01 Litoměřice
Zápis: Obchodní rejstřík vedený Krajským soudem v Ústí nad Labem
Kontakt: info@datadent.cz · 773 568 144

Čl. 3Základní pojmy

Klient – podnikatel (právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba), který užívá službu na základě smlouvy s Provozovatelem.

Uživatel – fyzická osoba, které Klient zřídil přístup do služby (např. lékař, sestra, dentální hygienistka, recepce).

Hlavní lékař – Uživatel, který za Klienta spravuje účty, oprávnění a předplatné.

Tarif – zvolený rozsah služby, limity a cena podle Ceníku.

Předplatné období – měsíc nebo rok, na který je služba předem zaplacena.

Pacientská data – osobní údaje, dokumenty a další informace o pacientech vložené do služby.

Čl. 4Registrace a uzavření smlouvy

4.1Registraci provádí fyzická osoba jménem Klienta prostřednictvím formuláře na webu služby. Odesláním registrace potvrzuje, že je oprávněna za Klienta jednat a že uvedené údaje jsou pravdivé, úplné a aktuální.

4.2Provozovatel může před schválením registrace ověřit údaje Klienta (např. v registru ARES), vyžádat si jejich doplnění nebo doložení oprávnění a registraci schválit či odmítnout. Do schválení nevzniká nárok na přístup do služby.

4.3Po schválení registrace obdrží Klient smlouvu, kterou uzavře elektronicky v prostředí aplikace nebo vlastnoručním podpisem. Potvrzení o uzavření smlouvy zašle Provozovatel na kontaktní e-mail Klienta. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou; služba se hradí po předplacených obdobích podle čl. 7.

4.4Zkušební období. Po schválení registrace získá Klient 14denní bezplatné zkušební období s plným přístupem. Zkušební období je nezávazné a nevyžaduje zadání platebních údajů; po jeho skončení se nic automaticky neúčtuje. Během zkušebního období zasílá Provozovatel Klientovi e-mailová upozornění na jeho blížící se konec. Zvolí-li Klient předplatné a uhradí cenu podle čl. 7, zpřístupní se mu zvolený Tarif bez zbytečného odkladu. Nezvolí-li Klient předplatné do konce zkušebního období, účet se po uplynutí 14 dnů deaktivuje a přístup do služby se uzavře; vložená data zůstávají zachována. Opakované zkušební období pro tentýž subjekt (podle IČO nebo e-mailu) není možné.

4.5Výmaz dat nezaplaceného zkušebního účtu. Od deaktivace účtu běží lhůta 90 dnů, během níž může Klient zaplatit předplatné (účet i data se mu tím opět zpřístupní) nebo si vyžádat export svých dat. Během této lhůty Provozovatel Klienta opakovaně upozorní e-mailem na blížící se výmaz. Po jejím marném uplynutí Provozovatel veškerá data účtu, včetně Pacientských dat, trvale a nevratně vymaže.

4.6Odpovědnost za uchování dokumentace. Za uchovávání zdravotnické dokumentace po dobu stanovenou právními předpisy (zejména zákonem č. 372/2011 Sb. a vyhláškou č. 444/2024 Sb.) odpovídá Klient jako poskytovatel zdravotních služeb a správce osobních údajů. Vkládá-li Klient do služby během zkušebního období skutečnou zdravotnickou dokumentaci, je povinen ji před výmazem podle čl. 4.5 vyexportovat nebo zajistit její uchování jiným způsobem; Provozovatel neodpovídá za důsledky výmazu provedeného v souladu s tímto článkem.

Čl. 5Uživatelské účty

5.1Klient spravuje Uživatele, jejich role a oprávnění sám prostřednictvím účtu Hlavního lékaře a odpovídá za to, že službu užívají pouze oprávněné osoby.

5.2Přístupové údaje jsou nepřenosné a Klient je chrání před zneužitím. Klient odpovídá za činnost provedenou prostřednictvím svých účtů, ledaže prokáže, že k jejich zneužití došlo bez jeho zavinění.

5.3Podezření na zneužití účtu nebo bezpečnostní incident oznámí Klient Provozovateli bez zbytečného odkladu.

Čl. 6Užívání služby

6.1Klient užívá službu v souladu s právními předpisy, smlouvou a jejím účelem. Zakázáno je zejména:

• obcházet nebo narušovat zabezpečení služby a pokoušet se o přístup k cizím účtům či datům,
• přetěžovat službu, provádět penetrační testy nebo k ní přistupovat automatizovanými nástroji bez předchozího souhlasu Provozovatele,
• šířit prostřednictvím služby nezákonný obsah, nevyžádaná obchodní sdělení nebo podvodné zprávy,
• provádět zpětnou analýzu či dekompilaci nad rámec § 66 zákona č. 121/2000 Sb., autorského zákona.

6.2Při porušení pravidel podle čl. 6.1 může Provozovatel účet okamžitě omezit nebo pozastavit a smlouvu ukončit podle čl. 14.2.

6.3Limity Tarifu. Užívání služby je omezeno limity zvoleného Tarifu (např. počet Uživatelů, poboček, objem úložiště). Při jejich překročení Provozovatel Klienta upozorní a poskytne mu alespoň 15 dnů k nápravě; poté může nabídnout vyšší Tarif, nadlimitní využití zpoplatnit podle Ceníku nebo jej přiměřeně omezit.

6.4Provozovatel službu průběžně rozvíjí a aktualizuje, aniž by podstatně omezil její základní účel. Funkce označené jako zkušební (beta) jsou poskytovány bez záruky.

6.5Obsah formulářů, poučení, souhlasů a šablon používaných ve službě posuzuje Klient odborně i právně sám. Jejich zpřístupnění ve službě neznamená, že je Provozovatel schválil pro konkrétní použití.

Čl. 7Cena, platby a automatické obnovení předplatného

7.1Cena. Cena služby se řídí Ceníkem platným v den zahájení příslušného Předplatného období. Služba se hradí předem na zvolené období – měsíc nebo rok. Ceny jsou uváděny včetně DPH, není-li v Ceníku uvedeno jinak. Daňový doklad obdrží Klient po každé úhradě elektronicky.

7.2Způsoby úhrady. Cenu lze uhradit platební kartou online prostřednictvím platební brány, nebo bankovním převodem (QR platba) na základě výzvy k platbě vystavené v aplikaci.

7.3Platební brána. Online platby kartou zpracovává společnost Global Payments Europe, s.r.o., IČO 27088936, se sídlem V Olšinách 626/80, Strašnice, 100 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 95419, platební instituce s povolením České národní banky podle zákona č. 370/2017 Sb., o platebním styku (platební brána GP webpay). Údaje o kartě zadává Klient přímo do zabezpečeného prostředí brány. Provozovatel úplné číslo karty ani bezpečnostní kód nezískává ani neukládá; eviduje pouze anonymní identifikátor (token) karty, její poslední čtyři číslice, typ a dobu platnosti.

7.4Automatické obnovení (opakovaná platba). Při platbě kartou se předplatné po skončení každého Předplatného období automaticky obnovuje na další období stejné délky (měsíční na měsíc, roční na rok). Cena dalšího období se strhne z uložené karty automaticky v den skončení zaplaceného období, a to ve výši odpovídající zvolenému Tarifu a aktuálnímu Ceníku.

7.5Souhlas s opakovanými platbami. Zadáním karty a potvrzením první platby uděluje Klient Provozovateli souhlas s automatickými opakovanými platbami podle čl. 7.4. První platba je ověřena silným ověřením Klienta (3-D Secure) podle směrnice (EU) 2015/2366 (PSD2) a zákona č. 370/2017 Sb.; následné opakované platby iniciuje Provozovatel bez další součinnosti Klienta.

7.6Upozornění před platbou. Před každou automatickou platbou zašle Provozovatel Klientovi e-mailové upozornění s částkou a datem platby – u měsíčního předplatného zpravidla 3 dny předem, u ročního předplatného nejméně 7 dnů předem.

7.7Zrušení automatické obnovy. Hlavní lékař může automatickou obnovu kdykoli zrušit v aplikaci v sekci Předplatné nebo e-mailem na info@datadent.cz. Zrušení provedené nejpozději den před datem platby se uplatní již na nejbližší platbu. Služba pak trvá do konce zaplaceného období a poté účet přejde do režimu pouze pro čtení podle čl. 8. Již uhrazená cena se nevrací.

7.8Klient udržuje uloženou kartu platnou; při její expiraci, ztrátě nebo změně ji aktualizuje v aplikaci. Změnu Tarifu lze provést v aplikaci; podmínky přechodu, zejména případný doplatek, aplikace zobrazí před potvrzením.

7.9Změna ceny. Změnu Ceníku oznámí Provozovatel Klientovi nejméně 30 dnů předem. Nová cena se uplatní od nejbližšího Předplatného období po nabytí účinnosti změny. Nesouhlasí-li Klient se změnou, může automatickou obnovu zrušit nebo smlouvu ukončit.

Čl. 8Neúspěšná platba a prodlení

8.1Nepodaří-li se automatickou platbu provést (např. pro nedostatek prostředků, expiraci nebo blokaci karty), Provozovatel Klienta informuje e-mailem a může platbu v následujících dnech opakovat. Klient může dlužnou částku mezitím uhradit ručně kartou nebo převodem.

8.2Ochranná lhůta. Není-li cena uhrazena do konce zaplaceného období, poskytne Provozovatel ochrannou lhůtu (zpravidla 3 dny), během níž služba funguje v plném rozsahu.

8.3Režim pouze pro čtení. Po marném uplynutí ochranné lhůty přejde účet do režimu pouze pro čtení: data zůstávají zachována a lze do nich nahlížet, nelze však vytvářet ani měnit záznamy.

8.4Uzamčení účtu. Trvá-li prodlení i po 37 dnech v režimu pouze pro čtení, může Provozovatel účet uzamknout; data zůstávají zachována. Před uzamčením Klienta upozorní.

8.5Po připsání dlužné částky Provozovatel obnoví plný přístup bez zbytečného odkladu. Omezení přístupu podle tohoto článku samo o sobě neukončuje smlouvu ani nezbavuje Klienta povinnosti zaplatit splatné částky.

8.6Při prodlení s úhradou má Provozovatel nárok na zákonný úrok z prodlení a na náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky podle nařízení vlády č. 351/2013 Sb.

Čl. 9Pacientská data a ochrana osobních údajů

9.1K Pacientským datům je Klient správcem a Provozovatel zpracovatelem osobních údajů. Podrobnosti, včetně subzpracovatelů a auditních práv Klienta, upravuje Zpracovatelská smlouva (DPA) podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).

9.2K registračním, kontaktním a fakturačním údajům Klienta je Provozovatel samostatným správcem; podrobnosti obsahují Zásady zpracování osobních údajů. Údaje Uživatelů Klienta nezbytné pro přihlášení a zabezpečení účtů zpracovává Provozovatel jako zpracovatel pro Klienta.

9.3Provozovatel nepoužívá Pacientská data ani obsah dokumentace k trénování modelů umělé inteligence. Ke zlepšování služby smí používat pouze anonymizované nebo agregované údaje, z nichž nelze určit Klienta, pacienta ani Uživatele.

9.4Klient odpovídá za právní titul ke zpracování vkládaných dat a za jejich obsah. Provozovatel neodpovídá za odbornou a medicínskou správnost činnosti Klienta.

9.5Zrušení uživatelského účtu. Na žádost Uživatele Provozovatel jeho účet deaktivuje a vymaže nebo anonymizuje údaje sloužící k přihlášení a užívání služby (zejména e-mail, telefon, heslo, ověřovací údaje, notifikace a osobní nastavení). Žádosti Uživatelů Klienta (např. kolegů a zaměstnanců) vyřizuje Klient jako správce s technickou součinností Provozovatele; obrátí-li se Uživatel přímo na Provozovatele, předá Provozovatel žádost Klientovi.

9.6Autorství záznamů. Jméno a identifikace zdravotnického pracovníka u záznamů, které provedl, jsou součástí zdravotnické dokumentace podle zákona č. 372/2011 Sb. a auditní stopy. Zrušením uživatelského účtu se proto nevymazávají (čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR) a naloží se s nimi stejně jako s ostatními daty Klienta podle čl. 14.

9.7Odchod Hlavního lékaře. Odchází-li Hlavní lékař a Klient službu dále užívá, určí Klient nového Hlavního lékaře, na kterého Provozovatel převede správu účtu a předplatného; data Klienta zůstávají beze změny. Smluvní a fakturační údaje uchovává Provozovatel po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy; marketingové souhlasy vymaže bez zbytečného odkladu.

Čl. 10Bezpečnost a dostupnost

10.1Provozovatel chrání službu a data přiměřenými technickými a organizačními opatřeními podle čl. 32 GDPR; jejich popis ve vztahu k Pacientským datům obsahuje Zpracovatelská smlouva (DPA).

10.2Při podezření na bezpečnostní incident může Provozovatel i bez předchozího souhlasu Klienta dočasně omezit přístup, zablokovat relaci nebo část služby. O významném incidentu informuje Klienta bez zbytečného odkladu; porušení zabezpečení osobních údajů oznamuje v rozsahu a lhůtách podle GDPR a DPA.

10.3Cílová dostupnost služby je 99 % měsíčně mimo plánovanou údržbu, která probíhá zpravidla v neděli 02:00–06:00. Nejde o garantovanou úroveň služeb (SLA) a z nedostupnosti nevzniká nárok na slevu ani jinou kompenzaci, není-li sjednáno jinak. O plánovaných odstávkách Provozovatel informuje předem, je-li to možné.

Čl. 11Duševní vlastnictví

11.1Práva ke službě, zejména k softwaru, databázím, rozhraní, dokumentaci a systémovým šablonám, náležejí Provozovateli. Klient získává nevýhradní a nepřevoditelné oprávnění užívat službu po dobu trvání smlouvy pro vlastní potřebu; nesmí ji dále licencovat, pronajímat ani zpřístupňovat třetím osobám.

11.2Data a obsah vložené Klientem zůstávají Klientovi, resp. oprávněným osobám. Provozovatel s nimi nakládá jen v rozsahu nezbytném pro provoz služby, podporu, zálohování, bezpečnost a export.

11.3Nároky třetích osob. Uplatní-li třetí osoba vůči Klientovi nárok z tvrzeného porušení práv duševního vlastnictví službou, Provozovatel Klienta na své náklady brání a uhradí mu náhradu škody a náklady přiznané pravomocným rozhodnutím nebo smírem, se kterým Provozovatel souhlasil, pokud jej Klient bez zbytečného odkladu informuje, předá mu vedení obrany a poskytne potřebnou součinnost. Omezení odpovědnosti podle čl. 12.2 se na tento závazek nevztahuje.

11.4Nápravná opatření. V takovém případě může Provozovatel na své náklady službu upravit tak, aby práva třetích osob neporušovala, zajistit Klientovi potřebnou licenci, nebo – nelze-li to rozumně zajistit – smlouvu ukončit a vrátit Klientovi poměrnou část ceny za nevyčerpané Předplatné období.

11.5Výjimky. Závazek podle čl. 11.3 se nevztahuje na nároky vzniklé z obsahu vloženého Klientem, z úprav služby provedených bez souhlasu Provozovatele nebo z užívání služby v rozporu se smlouvou.

Čl. 12Odpovědnost

12.1Provozovatel poskytuje službu s odbornou péčí. Neodpovídá za škody způsobené výpadky služeb třetích stran, vyšší mocí, stavem zařízení či připojení Klienta nebo nesprávným užíváním služby, ani za ušlý zisk a nepřímé škody.

12.2Celková odpovědnost Provozovatele je omezena na cenu uhrazenou Klientem za posledních 12 měsíců, nejvýše však na 500 000 Kč. Omezení se nevztahuje na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, na újmu na životě a zdraví, na nároky z porušení povinností podle GDPR, na závazek podle čl. 11.3 a na případy, kdy to vylučují právní předpisy (§ 2898 občanského zákoníku).

12.3Vady služby oznamuje Klient bez zbytečného odkladu s jejich popisem a poskytne Provozovateli přiměřenou lhůtu k nápravě.

Čl. 13Důvěrnost

13.1Strany zachovávají mlčenlivost o neveřejných informacích, zejména o cenových podmínkách, technických a bezpečnostních opatřeních a údajích o provozu Klienta, i po skončení smlouvy. To neplatí pro informace veřejně známé, pro zpřístupnění vyžadované právním předpisem a pro poradce, auditory a subdodavatele vázané mlčenlivostí.

13.2Název, logo ani jiné označení Klienta nesmí Provozovatel použít jako referenci bez jeho předchozího písemného souhlasu.

Čl. 14Ukončení smlouvy a předání dat

14.1Klient může smlouvu ukončit kdykoli oznámením v aplikaci nebo e-mailem. Ukončení je účinné ke konci zaplaceného období, neuvede-li Klient dřívější den; automatická obnova se tím ruší a uhrazená cena se nevrací.

14.2Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 30 dnů. S okamžitou účinností ji může ukončit při závažném nebo opakovaném porušení VOP, ohrožení bezpečnosti, zneužití služby nebo trvá-li prodlení s úhradou déle než 2 měsíce.

14.3Data po skončení smlouvy. Skončením smlouvy se účet deaktivuje a přístup do služby se uzavře; data zůstávají zachována po dobu 90 dnů (od skončení smlouvy nebo od doručení výzvy k převzetí dat, podle toho, co nastane později). Během této lhůty si Klient může vyžádat export svých dat a Provozovatel jej opakovaně upozorní e-mailem na blížící se výmaz. Mimořádný export nebo předání dat na nosiči může být zpoplatněno podle Ceníku.

14.4Výmaz dat. Po marném uplynutí lhůty podle čl. 14.3 Provozovatel veškerá data Klienta, včetně Pacientských dat, trvale a nevratně vymaže. Potvrdí-li Klient písemně, že data převzal, může je Provozovatel vymazat i dříve. Delší uchování dat lze sjednat za úplatu.

14.5Odpovědnost Klienta za dokumentaci. Za uchovávání zdravotnické dokumentace po dobu stanovenou právními předpisy odpovídá Klient jako poskytovatel zdravotních služeb (zejména zákon č. 372/2011 Sb. a vyhláška č. 444/2024 Sb.); ukončuje-li Klient poskytování zdravotních služeb, postupuje podle § 57 a násl. tohoto zákona. Provozovatel neodpovídá za důsledky výmazu provedeného v souladu s čl. 14.4.

14.6Ustanovení o datech, mlčenlivosti, odpovědnosti a úhradě splatných závazků trvají i po skončení smlouvy.

Čl. 15Komunikace a změny VOP

15.1Komunikace probíhá elektronicky – e-mailem na kontaktní adresu Klienta nebo oznámením v aplikaci. Zpráva je doručena odesláním na poslední známý e-mail Klienta nebo zpřístupněním v aplikaci; Klient udržuje své kontaktní údaje aktuální.

15.2Provozovatel může VOP přiměřeně měnit, zejména při změně právních předpisů, služby, bezpečnostních požadavků nebo dodavatelů. Nové znění zveřejní na webu služby. Podstatné změny (cena, rozsah služby, zpracování osobních údajů) oznámí Klientovi nejméně 30 dnů před jejich účinností; nesouhlasí-li Klient, může smlouvu do účinnosti změny ukončit.

15.3Nezákonný obsah zveřejněný na veřejných profilech ordinací lze hlásit na abuse@datadent.cz. Provozovatel hlášení posoudí nejpozději do 7 dnů a o rozhodnutí informuje dotčeného Klienta, který se může e-mailem odvolat.

Čl. 16Závěrečná ustanovení

16.1Smluvní vztah se řídí právem České republiky. Spory strany řeší přednostně smírně, jinak u příslušného soudu České republiky.

16.2Provozovatel může smlouvu postoupit svému právnímu nástupci nebo nabyvateli závodu, bude-li služba dále poskytována. Klienta o tom informuje; zhorší-li se tím postavení Klienta, může smlouvu do 30 dnů od oznámení ukončit.

16.3Smluvní rámec tvoří Smlouva o poskytování služby, tyto VOP, Ceník, Zpracovatelská smlouva (DPA), Zásady zpracování osobních údajů a Zásady používání cookies, ve znění zveřejněném na webu služby.

16.4Neplatnost některého ustanovení nemá vliv na platnost ostatních.

16.5Tyto VOP (verze 2.0) nabývají účinnosti dnem 10. 10. 2026 a nahrazují předchozí znění.