Registrační pravidla služby DataDent

Čl. 1Účel dokumentu

1.1Tento dokument doplňuje Zvláštní obchodní podmínky služby DataDent (dále jen ZOP DataDent ) a slouží jako stručné a srozumitelné vysvětlení registračních pravidel pro zájemce o službu.

1.2V případě rozporu mezi tímto dokumentem a ZOP DataDent mají přednost ZOP DataDent; v otázkách registračního procesu, identifikace a schvalování má přednost tento dokument.

Čl. 2Pro koho je registrace určena (B2B-only)

2.1B2B-only — výhradně podnikatelské subjekty. Do služby DataDent se mohou registrovat výhradně právnické osoby a zdravotnická zařízení provozovaná právnickou osobou. Registrace je určena pouze pro subjekty, které budou službu využívat v souvislosti s poskytováním zdravotních služeb nebo související administrativy.

2.2Smluvní vztah založený registrací je výlučně vztahem mezi podnikateli ve smyslu § 420 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen OZ ). Na uzavřenou smlouvu se nepoužijí ustanovení o smlouvách uzavíraných se spotřebitelem podle § 1810 a násl. OZ; Klient výslovně bere na vědomí, že není v postavení spotřebitele.

2.3Klient přistupuje ke smlouvě v rámci své podnikatelské činnosti nebo samostatného výkonu povolání podle § 420 odst. 1 OZ.

Čl. 3Kdo se registrovat nemůže

3.1Fyzické osoby, včetně podnikajících fyzických osob (OSVČ), se do služby registrovat nemohou.

3.2Registrovat se nemůže ani osoba, která vyplňuje registraci sama za sebe mimo rámec oprávněného subjektu podle čl. 2.

3.3Registrovat se nemůže osoba, která není oprávněna jednat za registrovaný subjekt nebo jím není řádně pověřena.

3.4Samotné uvedení IČO nezakládá nárok na schválení registrace, uzavření smlouvy ani aktivaci přístupu do aplikace.

Čl. 4Kdo registraci vyplňuje a podepisuje smlouvu

4.1Registrační formulář vyplňuje konkrétní fyzická osoba (dále jen registrující ) jménem registrovaného subjektu podle čl. 2.

4.2Registrující musí být oprávněna jednat za registrovaný subjekt nebo být k registraci a uzavření smlouvy tímto subjektem řádně pověřena.

4.3Odesláním registrace registrující potvrzuje, že tuto podmínku splňuje, že uvedené údaje jsou pravdivé, úplné a aktuální a že je oprávněn jednat za registrovaný subjekt nebo je k tomu tímto subjektem řádně pověřen.

4.4Podpis smlouvy jménem Klienta (právnické osoby) je oprávněn provést:

1. statutární zástupce — dle zápisu v obchodním rejstříku (jednatel s.r.o., člen představenstva a.s., …);

2. prokurista — s prokurou opravňující k uzavírání smluvních závazků;

3. jiná osoba — na základě — písemné plné moci — od statutárního zástupce; plná moc bude doložena před aktivací účtu.

Čl. 5Povinné údaje a validace identity (KYC)

5.1Při registraci se vyplňují zejména:

Identifikační údaje subjektu

• Název / obchodní firma
• IČO (povinné, ověřuje se přes ARES)
• DIČ (pokud je plátce)
• Sídlo
• Právní forma (s.r.o., a.s., zdravotnické zařízení provozované právnickou osobou, …)

Zdravotnické identifikátory (volitelné při registraci, doporučené)

• IČZ (identifikační číslo zdravotnického zařízení) — viz Národní registr zdravotnických zařízení (NRZP)
• IČP (identifikační číslo pracoviště)
• Číslo oprávnění k poskytování zdravotních služeb

Kontaktní údaje

• Jméno a příjmení registrující osoby
• Funkce / vztah k subjektu (jednatel / pověřený / plná moc)
• Kontaktní e-mail
• Kontaktní telefon
• Adresa ordinace / pracoviště

Provozní informace

• Specializace (stomatolog, dentální hygiena, ortodoncie, …)
• Předpokládaný počet uživatelských účtů
• Předpokládaný počet pacientů

Doložení oprávnění (volitelné při registraci, vyžadováno před aktivací)

• PDF scan oprávnění k poskytování zdravotních služeb
• PDF scan plné moci, je-li registrující osoba pověřena

5.2Součástí registrace může být také ověření údajů z veřejných registrů nebo z jiných důvěryhodných zdrojů. Interní dokumentace DataDentu počítá zejména s kontrolou IČO a návazným ověřením údajů přes ARES.

5.3Automatizované ověření v ARES. Provozovatel automaticky ověří uvedené IČO v Administrativním registru ekonomických subjektů (ARES) provozovaném Ministerstvem financí ČR. Tento automatizovaný dotaz nepředstavuje nové zpracování osobních údajů (ARES je veřejný registr). Provozovatel může dále ověřit:

1. zápis subjektu v — obchodním rejstříku —;

2. registraci v — Národním registru zdravotnických zařízení (NRZP) —;

3. členství statutárního zástupce v — České stomatologické komoře (ČSK) —, pokud je relevantní (resp. ve — Slovenské lékařské komoře (SAK) — );

4. zápis v — živnostenském rejstříku — (RŽP) v rozsahu nezbytném pro ověření důvěryhodnosti;

5. zápis ve veřejných rejstřících v rozsahu nezbytném pro ověření důvěryhodnosti.

Čl. 6Co je součástí registrace, captcha a rate-limiting

6.1Součástí registrace je:

1. vyplnění registračního formuláře,

2. seznámení se s návrhem smlouvy a smluvních podmínek,

3. potvrzení souhlasu s návrhem smlouvy,

4. odeslání registrace ke schválení administrátorem portálu.

6.2Odesláním formuláře dochází k podání žádosti o registraci, nikoli k automatickému vzniku přístupu do aplikace.

6.3Technická opatření. Registrační formulář je chráněn technickými opatřeními proti spamu, zneužití a nadměrnému provozu, zejména:

• matematickou nebo obrázkovou — captchou — po opakovaných pokusech;
• rate-limitingem — (max. 3 registrace / 60 minut / IP adresa);
• progresivní blokací podezřelých IP adres;
• logováním IP adresy, časové značky a User-Agentu žadatele pro účely bezpečnostního auditu.

Čl. 7Schvalování administrátorem, lhůty 3 / 14 / 30 dnů

7.1Každá registrace podléhá schválení administrátorem portálu. Provozovatel je oprávněn si v rámci schvalování vyžádat přiměřené doložení oprávnění registrující osoby jednat za registrovaný subjekt nebo uzavřít smlouvu jeho jménem, zejména doplnění identifikačních údajů, potvrzení ze strany registrovaného subjektu nebo jiný přiměřený podklad.

7.2V rámci schvalování může Provozovatel nebo administrátor:

• ověřit správnost registračních údajů;
• provést kontrolu IČO a souvisejících údajů;
• vyžádat si doplnění nebo opravu údajů;
• registraci schválit;
• registraci neschválit.

7.3Do schválení registrace nevzniká registrujícímu nárok na aktivaci účtu ani na přístup do aplikace. Není-li oprávnění registrující osoby dostatečně doloženo nebo přetrvávají-li důvodné pochybnosti o správnosti, úplnosti nebo pravdivosti registračních údajů, může Provozovatel registraci ponechat nevyřízenou, vyžádat si doplnění nebo ji odmítnout.

7.4Registrující je o stavu registrace informován zejména e-mailem nebo oznámením v aplikaci. Stav registrace může být označen zejména jako: přijato, čeká na doplnění, schváleno, neschváleno nebo expirováno.

7.5Lhůty schvalování.

1. Standardní lhůta pro schválení registrace činí 3 pracovní dny — od jejího odeslání. V případě potřeby doložení doplňujících údajů může být lhůta delší o čas potřebný k jejich obstarání.

2. Pokud registrující v případě výzvy k doplnění — neposkytne potřebné údaje do 14 dnů —, registrace expiruje a je automaticky uzavřena. Klient je oprávněn podat novou registraci.

3. Schválená registrace, u níž — smlouva nebyla podepsána do 30 dnů —, automaticky expiruje. Provozovatel Klienta na to upozorní 7 dnů a 1 den před expirací.

Čl. 8Aktivace účtu, podpis smlouvy, 2FA

8.1Po schválení registrace administrátorem obdrží registrující oznámení o schválení registrace a smlouvu k podpisu.

8.2Způsob podpisu smlouvy. Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy ji registrující jménem registrovaného subjektu podepíše, a to:

1. elektronicky — v podporovaném rozhraní Provozovatele (signature pad, klikací podpis s ověřením OTP), nebo

2. osobně vlastnoručním podpisem — na vytištěné kopii smlouvy doručené Provozovateli.

Podpisem smlouvy registrující znovu potvrzuje, že je oprávněn jednat za registrovaný subjekt nebo je k tomu tímto subjektem řádně pověřen.

8.3Aktivace účtu. Teprve po uzavření smlouvy získá Klient přístup do aplikace. Aktivace zahrnuje:

• ověření kontaktního e-mailu (klik na aktivační odkaz);
• nastavení primárního přihlašovacího hesla v souladu s bezpečnostní politikou;
• povinné nastavení dvoufaktorové autentizace (2FA) — TOTP (Google Authenticator a kompatibilní), případně bezpečnostní klíč FIDO2/WebAuthn jako alternativa;
• vygenerování záložních jednorázových kódů.

8.4Provozovatel doporučuje uchovat záložní kódy 2FA na bezpečném místě mimo zařízení, kde běží autentizační aplikace.

Čl. 9Důvody zamítnutí a odvolání

9.1Registrace může být odmítnuta zejména tehdy, pokud:

• uvedené údaje jsou nepravdivé, neúplné nebo neověřitelné;
• registrující není oprávněn jednat za registrovaný subjekt;
• registrující nedoloží ani přes výzvu své oprávnění nebo potřebné registrační údaje;
• subjekt nesplňuje podmínky pro využití služby (zejména požadavek B2B-only podle čl. 2);
• existuje důvodné podezření na zneužití registrace, nebo by schválení registrace mohlo ohrozit bezpečnost, důvěryhodnost nebo řádný provoz služby;
• stejné IČO nebo stejný subjekt je již ve službě registrován nebo u něj probíhá jiné registrační řízení.

9.2Provozovatel je oprávněn posoudit registraci individuálně.

9.3Odvolání proti zamítnutí. V případě neschválení obdrží registrující e-mail s uvedením důvodu neschválení. Klient je oprávněn:

1. po odstranění důvodu (např. doplnění identifikace, doložení oprávnění) — požádat o opětovné posouzení — zasláním e-mailu na — info@magnapro.eu — nebo prostřednictvím nové registrace;

2. podat — stížnost na rozhodnutí — zasláním e-mailu s odůvodněním na — info@magnapro.eu — Provozovatel se vyjádří do — 14 dnů —.

Čl. 10Pravidla pro správnost údajů a změny

10.1Registrující i Klient odpovídají za to, že:

• všechny údaje uvedené při registraci jsou pravdivé, přesné a aktuální;
• registraci provádí oprávněná osoba;
• kontaktní údaje zůstávají po dobu schvalování i po aktivaci účtu funkční a aktuální.

10.2Pokud se některé údaje změní, je Klient povinen je bez zbytečného odkladu aktualizovat.

10.3Klient odpovídá také za to, že osoby, kterým umožní přístup do služby nebo které za něj jednají v registrační, smluvní nebo provozní vrstvě, jsou k tomu interně oprávněny.

10.4Aktualizace registračních údajů. Klient je povinen bez zbytečného odkladu aktualizovat své registrační údaje při jejich změně. Změny:

1. Kontaktní údaje — (e-mail, telefon, adresa) — Klient mění samostatně v aplikaci;

2. Název nebo sídlo — vyžaduje oznámení Provozovateli;

3. IČO, právní forma nebo statutární zástupce — vyžaduje schválení Provozovatelem (případně formou nové registrace).

Čl. 11Převod účtu a multi-pobočka

11.1Převod účtu. Převod klientského účtu, smluvního vztahu nebo datového prostoru na jiný právní subjekt je možný pouze na základě předchozího souhlasu Provozovatele a odpovídající smluvní dokumentace, zejména dodatku ke smlouvě nebo nové registrace.

11.2Převod není automatickým nárokem; Provozovatel posuzuje žádost individuálně z hlediska identifikace nabývajícího subjektu, splnění požadavků dle čl. 2, dosavadních závazků převádějícího Klienta a integrity dat.

11.3Multi-pobočka. Provozuje-li Klient více ordinací, pracovišť nebo poboček, bude jejich zařazení do jednoho klientského účtu nebo samostatných účtů určeno podle technických možností služby, zvoleného tarifu a dohody s Provozovatelem.

11.4Multi-pobočková konfigurace nemění odpovědnost Klienta za obsah dat zpracovávaných v rámci jednotlivých pracovišť ani povinnosti vyplývající ze zpracovatelské smlouvy.

Čl. 12Veřejnoprávní a smluvní důsledky registrace

12.1Po schválení registrace a následném uzavření smlouvy vzniká mezi Provozovatelem a Klientem smluvní vztah upravující používání služby DataDent.

12.2Registrace sama o sobě nezakládá výlučné právo na přístup do služby, právo na schválení ani právo na uzavření smlouvy.

Čl. 13Ochrana údajů (GDPR čl. 13)

13.1Údaje poskytnuté při registraci, schvalování a uzavírání smlouvy zpracovává MAGNAPRO s.r.o. jako správce v rozsahu potřebném pro:

• přijetí a vyhodnocení registrace,
• uzavření smlouvy,
• aktivaci a správu účtu,
• bezpečnost a provoz služby,
• plnění souvisejících smluvních a zákonných povinností.

13.2Podrobnosti o zpracování těchto údajů jsou uvedeny v Zásadách zpracování osobních údajů.

13.3Stručný přehled zpracování osobních údajů při registraci (GDPR čl. 13):

13.4Plné znění informací viz Zásady zpracování osobních údajů DataDent.

Čl. 14Marketing opt-in

14.1Souhlas s odběrem obchodních sdělení. Registrující může při registraci udělit nebo neudělit souhlas s odběrem obchodních sdělení Provozovatele (changelog, novinky, akční nabídky) ve smyslu § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

14.2Souhlas je dobrovolný; lze jej kdykoli odvolat odhlášením z odběru v patičce e-mailu nebo žádostí na info@magnapro.eu.

14.3Neudělení souhlasu nemá vliv na schválení registrace ani na uzavření smlouvy.

14.4Provozovatel je oprávněn na e-mail uvedený při registraci zasílat i bez souhlasu sdělení nezbytně související s plněním smlouvy, provozem služby, bezpečnostními oznámeními a změnami smluvních dokumentů (transakční sdělení, která se za obchodní sdělení nepovažují).

Čl. 15Závěrečná ustanovení

15.1Tato registrační pravidla mohou být přiměřeně měněna nebo doplňována zejména v návaznosti na změny služby, registračního procesu nebo právních požadavků.

15.2Aktuální znění registračních pravidel je zveřejněno na webu služby DataDent.

15.3Datum účinnosti: 1. 5. 2026. Datum poslední aktualizace: 29. 4. 2026.