Registrační pravidla služby DataDent

Čl. 1 Účel dokumentu

1.1. Tento dokument doplňuje Zvláštní obchodní podmínky služby DataDent (dále jen ZOP DataDent) a slouží jako stručné a srozumitelné vysvětlení registračních pravidel pro zájemce o službu.

1.2. V případě rozporu mezi tímto dokumentem a ZOP DataDent mají přednost ZOP DataDent; v otázkách registračního procesu, identifikace a schvalování má přednost tento dokument.

Čl. 2 Pro koho je registrace určena (B2B-only)

2.1. B2B-only — výhradně podnikatelské subjekty. Do služby DataDent se mohou registrovat výhradně právnické osoby a zdravotnická zařízení provozovaná právnickou osobou. Registrace je určena pouze pro subjekty, které budou službu využívat v souvislosti s poskytováním zdravotních služeb nebo související administrativy.

2.2. Smluvní vztah založený registrací je výlučně vztahem mezi podnikateli ve smyslu § 420 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen OZ). Na uzavřenou smlouvu se nepoužijí ustanovení o smlouvách uzavíraných se spotřebitelem podle § 1810 a násl. OZ; Klient výslovně bere na vědomí, že není v postavení spotřebitele.

2.3. Klient přistupuje ke smlouvě v rámci své podnikatelské činnosti nebo samostatného výkonu povolání podle § 420 odst. 1 OZ.

Čl. 3 Kdo se registrovat nemůže

3.1. Fyzické osoby, včetně podnikajících fyzických osob (OSVČ), se do služby registrovat nemohou.

3.2. Registrovat se nemůže ani osoba, která vyplňuje registraci sama za sebe mimo rámec oprávněného subjektu podle čl. 2.

3.3. Registrovat se nemůže osoba, která není oprávněna jednat za registrovaný subjekt nebo jím není řádně pověřena.

3.4. Samotné uvedení IČO nezakládá nárok na schválení registrace, uzavření smlouvy ani aktivaci přístupu do aplikace.

Čl. 4 Kdo registraci vyplňuje a podepisuje smlouvu

4.1. Registrační formulář vyplňuje konkrétní fyzická osoba (dále jen registrující) jménem registrovaného subjektu podle čl. 2.

4.2. Registrující musí být oprávněna jednat za registrovaný subjekt nebo být k registraci a uzavření smlouvy tímto subjektem řádně pověřena.

4.3. Odesláním registrace registrující potvrzuje, že tuto podmínku splňuje, že uvedené údaje jsou pravdivé, úplné a aktuální a že je oprávněn jednat za registrovaný subjekt nebo je k tomu tímto subjektem řádně pověřen.

4.4. Podpis smlouvy jménem Klienta (právnické osoby) je oprávněn provést:

1. statutární zástupce dle zápisu v obchodním rejstříku (jednatel s.r.o., člen představenstva a.s., …);
2. prokurista s prokurou opravňující k uzavírání smluvních závazků;
3. jiná osoba na základě písemné plné moci od statutárního zástupce; plná moc bude doložena před aktivací účtu.

Čl. 5 Povinné údaje a validace identity (KYC)

5.1. Při registraci se vyplňují zejména:

Identifikační údaje subjektu

• Název / obchodní firma
• IČO (povinné, ověřuje se přes ARES)
• DIČ (pokud je plátce)
• Sídlo
• Právní forma (s.r.o., a.s., zdravotnické zařízení provozované právnickou osobou, …)

Zdravotnické identifikátory (volitelné při registraci, doporučené)

• IČZ (identifikační číslo zdravotnického zařízení) — viz Národní registr zdravotnických zařízení (NRZP)
• IČP (identifikační číslo pracoviště)
• Číslo oprávnění k poskytování zdravotních služeb

Kontaktní údaje

• Jméno a příjmení registrující osoby
• Funkce / vztah k subjektu (jednatel / pověřený / plná moc)
• Kontaktní e-mail
• Kontaktní telefon
• Adresa ordinace / pracoviště

Provozní informace

• Specializace (stomatolog, dentální hygiena, ortodoncie, …)
• Předpokládaný počet uživatelských účtů
• Předpokládaný počet pacientů

Doložení oprávnění (volitelné při registraci, vyžadováno před aktivací)

• PDF scan oprávnění k poskytování zdravotních služeb
• PDF scan plné moci, je-li registrující osoba pověřena

5.2. Součástí registrace může být také ověření údajů z veřejných registrů nebo z jiných důvěryhodných zdrojů. Interní dokumentace DataDentu počítá zejména s kontrolou IČO a návazným ověřením údajů přes ARES.

5.3. Automatizované ověření v ARES. Provozovatel automaticky ověří uvedené IČO v Administrativním registru ekonomických subjektů (ARES) provozovaném Ministerstvem financí ČR. Tento automatizovaný dotaz nepředstavuje nové zpracování osobních údajů (ARES je veřejný registr). Provozovatel může dále ověřit:

1. zápis subjektu v obchodním rejstříku;
2. registraci v Národním registru zdravotnických zařízení (NRZP);
3. členství statutárního zástupce v České stomatologické komoře (ČSK), pokud je relevantní (resp. ve Slovenské lékařské komoře (SAK));
4. zápis v živnostenském rejstříku (RŽP) v rozsahu nezbytném pro ověření důvěryhodnosti;
5. zápis ve veřejných rejstřících v rozsahu nezbytném pro ověření důvěryhodnosti.

Čl. 6 Co je součástí registrace, captcha a rate-limiting

6.1. Součástí registrace je:

1. vyplnění registračního formuláře,
2. seznámení se s návrhem smlouvy a smluvních podmínek,
3. potvrzení souhlasu s návrhem smlouvy,
4. odeslání registrace ke schválení administrátorem portálu.

6.2. Odesláním formuláře dochází k podání žádosti o registraci, nikoli k automatickému vzniku přístupu do aplikace.

6.3. Technická opatření. Registrační formulář je chráněn technickými opatřeními proti spamu, zneužití a nadměrnému provozu, zejména:

• matematickou nebo obrázkovou captchou po opakovaných pokusech;
• rate-limitingem (max. 3 registrace / 60 minut / IP adresa);
• progresivní blokací podezřelých IP adres;
• logováním IP adresy, časové značky a User-Agentu žadatele pro účely bezpečnostního auditu.

Čl. 7 Schvalování administrátorem, lhůty 3 / 14 / 30 dnů

7.1. Každá registrace podléhá schválení administrátorem portálu. Provozovatel je oprávněn si v rámci schvalování vyžádat přiměřené doložení oprávnění registrující osoby jednat za registrovaný subjekt nebo uzavřít smlouvu jeho jménem, zejména doplnění identifikačních údajů, potvrzení ze strany registrovaného subjektu nebo jiný přiměřený podklad.

7.2. V rámci schvalování může Provozovatel nebo administrátor:

• ověřit správnost registračních údajů;
• provést kontrolu IČO a souvisejících údajů;
• vyžádat si doplnění nebo opravu údajů;
• registraci schválit;
• registraci neschválit.

7.3. Do schválení registrace nevzniká registrujícímu nárok na aktivaci účtu ani na přístup do aplikace. Není-li oprávnění registrující osoby dostatečně doloženo nebo přetrvávají-li důvodné pochybnosti o správnosti, úplnosti nebo pravdivosti registračních údajů, může Provozovatel registraci ponechat nevyřízenou, vyžádat si doplnění nebo ji odmítnout.

7.4. Registrující je o stavu registrace informován zejména e-mailem nebo oznámením v aplikaci. Stav registrace může být označen zejména jako: přijato, čeká na doplnění, schváleno, neschváleno nebo expirováno.

7.5. Lhůty schvalování.

1. Standardní lhůta pro schválení registrace činí 3 pracovní dny od jejího odeslání. V případě potřeby doložení doplňujících údajů může být lhůta delší o čas potřebný k jejich obstarání.
2. Pokud registrující v případě výzvy k doplnění neposkytne potřebné údaje do 14 dnů, registrace expiruje a je automaticky uzavřena. Klient je oprávněn podat novou registraci.
3. Schválená registrace, u níž smlouva nebyla podepsána do 30 dnů, automaticky expiruje. Provozovatel Klienta na to upozorní 7 dnů a 1 den před expirací.

Čl. 8 Aktivace účtu, podpis smlouvy, 2FA

8.1. Po schválení registrace administrátorem obdrží registrující oznámení o schválení registrace a smlouvu k podpisu.

8.2. Způsob podpisu smlouvy. Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy ji registrující jménem registrovaného subjektu podepíše, a to:

1. elektronicky v podporovaném rozhraní Provozovatele (signature pad, klikací podpis s ověřením OTP), nebo
2. osobně vlastnoručním podpisem na vytištěné kopii smlouvy doručené Provozovateli.

Podpisem smlouvy registrující znovu potvrzuje, že je oprávněn jednat za registrovaný subjekt nebo je k tomu tímto subjektem řádně pověřen.

8.3. Aktivace účtu. Teprve po uzavření smlouvy získá Klient přístup do aplikace. Aktivace zahrnuje:

• ověření kontaktního e-mailu (klik na aktivační odkaz);
• nastavení primárního přihlašovacího hesla v souladu s bezpečnostní politikou;
• povinné nastavení dvoufaktorové autentizace (2FA) — TOTP (Google Authenticator a kompatibilní), případně bezpečnostní klíč FIDO2/WebAuthn jako alternativa;
• vygenerování záložních jednorázových kódů.

8.4. Provozovatel doporučuje uchovat záložní kódy 2FA na bezpečném místě mimo zařízení, kde běží autentizační aplikace.

Čl. 9 Důvody zamítnutí a odvolání

9.1. Registrace může být odmítnuta zejména tehdy, pokud:

• uvedené údaje jsou nepravdivé, neúplné nebo neověřitelné;
• registrující není oprávněn jednat za registrovaný subjekt;
• registrující nedoloží ani přes výzvu své oprávnění nebo potřebné registrační údaje;
• subjekt nesplňuje podmínky pro využití služby (zejména požadavek B2B-only podle čl. 2);
• existuje důvodné podezření na zneužití registrace, nebo by schválení registrace mohlo ohrozit bezpečnost, důvěryhodnost nebo řádný provoz služby;
• stejné IČO nebo stejný subjekt je již ve službě registrován nebo u něj probíhá jiné registrační řízení.

9.2. Provozovatel je oprávněn posoudit registraci individuálně.

9.3. Odvolání proti zamítnutí. V případě neschválení obdrží registrující e-mail s uvedením důvodu neschválení. Klient je oprávněn:

1. po odstranění důvodu (např. doplnění identifikace, doložení oprávnění) požádat o opětovné posouzení zasláním e-mailu na info@magnapro.eu nebo prostřednictvím nové registrace;
2. podat stížnost na rozhodnutí zasláním e-mailu s odůvodněním na info@magnapro.eu — Provozovatel se vyjádří do 14 dnů.

Čl. 10 Pravidla pro správnost údajů a změny

10.1. Registrující i Klient odpovídají za to, že:

• všechny údaje uvedené při registraci jsou pravdivé, přesné a aktuální;
• registraci provádí oprávněná osoba;
• kontaktní údaje zůstávají po dobu schvalování i po aktivaci účtu funkční a aktuální.

10.2. Pokud se některé údaje změní, je Klient povinen je bez zbytečného odkladu aktualizovat.

10.3. Klient odpovídá také za to, že osoby, kterým umožní přístup do služby nebo které za něj jednají v registrační, smluvní nebo provozní vrstvě, jsou k tomu interně oprávněny.

10.4. Aktualizace registračních údajů. Klient je povinen bez zbytečného odkladu aktualizovat své registrační údaje při jejich změně. Změny:

1. Kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa) — Klient mění samostatně v aplikaci;
2. Název nebo sídlo — vyžaduje oznámení Provozovateli;
3. IČO, právní forma nebo statutární zástupce — vyžaduje schválení Provozovatelem (případně formou nové registrace).

Čl. 11 Převod účtu a multi-pobočka

11.1. Převod účtu. Převod klientského účtu, smluvního vztahu nebo datového prostoru na jiný právní subjekt je možný pouze na základě předchozího souhlasu Provozovatele a odpovídající smluvní dokumentace, zejména dodatku ke smlouvě nebo nové registrace.

11.2. Převod není automatickým nárokem; Provozovatel posuzuje žádost individuálně z hlediska identifikace nabývajícího subjektu, splnění požadavků dle čl. 2, dosavadních závazků převádějícího Klienta a integrity dat.

11.3. Multi-pobočka. Provozuje-li Klient více ordinací, pracovišť nebo poboček, bude jejich zařazení do jednoho klientského účtu nebo samostatných účtů určeno podle technických možností služby, zvoleného tarifu a dohody s Provozovatelem.

11.4. Multi-pobočková konfigurace nemění odpovědnost Klienta za obsah dat zpracovávaných v rámci jednotlivých pracovišť ani povinnosti vyplývající ze zpracovatelské smlouvy.

Čl. 12 Veřejnoprávní a smluvní důsledky registrace

12.1. Po schválení registrace a následném uzavření smlouvy vzniká mezi Provozovatelem a Klientem smluvní vztah upravující používání služby DataDent.

12.2. Registrace sama o sobě nezakládá výlučné právo na přístup do služby, právo na schválení ani právo na uzavření smlouvy.

Čl. 13 Ochrana údajů (GDPR čl. 13)

13.1. Údaje poskytnuté při registraci, schvalování a uzavírání smlouvy zpracovává MAGNAPRO s.r.o. jako správce v rozsahu potřebném pro:

• přijetí a vyhodnocení registrace,
• uzavření smlouvy,
• aktivaci a správu účtu,
• bezpečnost a provoz služby,
• plnění souvisejících smluvních a zákonných povinností.

13.2. Podrobnosti o zpracování těchto údajů jsou uvedeny v Zásadách zpracování osobních údajů.

13.3. Stručný přehled zpracování osobních údajů při registraci (GDPR čl. 13):

13.4. Plné znění informací viz Zásady zpracování osobních údajů DataDent.

Čl. 14 Marketing opt-in

14.1. Souhlas s odběrem obchodních sdělení. Registrující může při registraci udělit nebo neudělit souhlas s odběrem obchodních sdělení Provozovatele (changelog, novinky, akční nabídky) ve smyslu § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

14.2. Souhlas je dobrovolný; lze jej kdykoli odvolat odhlášením z odběru v patičce e-mailu nebo žádostí na info@magnapro.eu.

14.3. Neudělení souhlasu nemá vliv na schválení registrace ani na uzavření smlouvy.

14.4. Provozovatel je oprávněn na e-mail uvedený při registraci zasílat i bez souhlasu sdělení nezbytně související s plněním smlouvy, provozem služby, bezpečnostními oznámeními a změnami smluvních dokumentů (transakční sdělení, která se za obchodní sdělení nepovažují).

Čl. 15 Závěrečná ustanovení

15.1. Tato registrační pravidla mohou být přiměřeně měněna nebo doplňována zejména v návaznosti na změny služby, registračního procesu nebo právních požadavků.

15.2. Aktuální znění registračních pravidel je zveřejněno na webu služby DataDent.

15.3. Datum účinnosti: 1. 5. 2026. Datum poslední aktualizace: 29. 4. 2026.